「LINE公式アカウントのバックアップって何？」
「バックアップはとっておく必要があるの？」
このようにLINE公式アカウントのバックアップの必要性を正しく理解できていない方も多いのではないでしょうか。
バックアップについて正しく把握していないと、顧客とのメッセージのやり取りが消えてしまったり、過去のメッセージが参照できなくなったりして困る可能性があります。
本記事ではLINE公式アカウントのバックアップの重要性や、バックアップの取り方について解説します。
- LINE公式アカウントのバックアップが重要な理由と保存期間
- トーク履歴・画像・ファイルのバックアップ方法
- バックアップに関するよくある疑問と解決策
また、LINE公式アカウントを導入するなら拡張ツール「L Message(エルメ)」もご活用ください。LINEの中に予約システムや商品販売機能なども簡単に実装できます。無料プランでもほぼ全ての機能が利用できるので、お気軽に試してみてください。
この記事を監修した人
阿部 悠人
LINE集客の専門家
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LINE公式アカウントのバックアップが重要な理由
LINE公式アカウントを運用する上で、トーク履歴のバックアップは欠かせない作業です。
日々の業務の中では「後で保存すればいい」と後回しにしがちですが、バックアップをとっていないことで起こるトラブルは意外と多いものです。
ここでは、なぜバックアップが重要なのか、具体的な理由を解説します。
トラブル発生時にやり取りを見返せる
顧客とのコミュニケーションの中で、「言った・言わない」といったトラブルが発生することがあります。このような場合、過去のトーク履歴が証拠として非常に重要です。
たとえば、顧客から「注文内容が違う」「聞いていた条件と異なる」といったクレームがあった際、バックアップされたトーク履歴があれば、実際にどのようなやり取りがあったのか正確に確認できるでしょう。これにより事実関係を明確にできるため、誤解を解いたり、適切な対応をとったりできます。
また、スタッフの引継ぎ時にも過去のやり取りを見返せることで、顧客の状況や経緯をスムーズに把握でき、一貫性のある対応も可能です。
対応品質の改善に役立てられる
バックアップしたトーク履歴は、単なる記録としてだけでなく、顧客対応の質を向上させるための貴重なデータとしても活用できます。
過去の問い合わせ内容を分析すれば、よくある質問や顧客が困るポイントが見えてくるでしょう。その情報をもとに、FAQを充実させたり、配信メッセージの内容を改善したりすることで、問い合わせ自体を減らせます。
さらに、対応の良かった事例や改善が必要だった事例を振り返ることで、スタッフの教育やマニュアルの作成も可能です。
LINE公式アカウントのトーク履歴の保存期間
ユーザーと直接チャットでやり取りできる点は、LINE公式アカウントの非常に有効な機能です。ビジネスでLINEを利用する場合、チャットの中身には顧客の重要な情報が含まれていることもあるでしょう。
しかし、LINE公式アカウントのトーク履歴は、一定期間が経過すると自動で消えて、閲覧できなくなってしまいます。トークの内容を残しておきたい場合、中身が消えてしまう前に保存しておく必要があるのです。
そこで必要になるのが、トーク履歴のバックアップというわけです。
なおチャットの機能や活用方法についてより詳しく知りたい方は、以下の記事を参照してください。
トーク履歴の保存期間は1年間
それではいったいいつまでにトーク履歴のバックアップをとっておけば良いのでしょうか。
トーク履歴が消えずに保存されている期間は1年間のみです。1年が経過するとチャットの内容はもちろん、画像やファイルなどのデータもすべて消えてしまいます。
チャットの中に顧客の重要な情報が含まれていたとしても、その内容を復元することはできず、改めて顧客に確認をとらなければいけない事態にもなりかねません。
それでは顧客からの信頼度も下がってしまう恐れがあります。
グループチャットの画像・動画の保存期間はさらに短い
保存期間が1年間なのは、1対1のトーク履歴のみです。複数人が参加するグループチャットのトーク履歴の保存期間はさらに短く、コンテンツメッセージが2週間、ファイルにいたってはわずか1週間と設定されています。
チームの情報共有に役立つグループチャットですが、長期間保存しておきたい内容については、バックアップが欠かせません。
グループチャットのメリットや使用例などは以下の記事をご確認ください。
L Message（エルメ）なら無制限で履歴の閲覧が可能に
LINE公式アカウントの標準機能では、トーク履歴の保存期間が1年間と制限されているため、定期的なバックアップが必要不可欠です。
しかし、L Message（エルメ）のスタンダードプラン以上を利用すれば、期間の制限なく、すべてのトーク履歴を閲覧・検索できます。古いやり取りも簡単に検索できるため、「あの時の会話内容を確認したい」という場面でも、すぐに必要な情報を見つけられるでしょう。
さらに、データが自動で消えてしまう心配もなく、手動でバックアップを取る手間の削減が可能です。長期的な顧客管理や分析を重視する企業にとって、L Message（エルメ）の導入は運用効率を向上させる手段のひとつとなります。
LINE公式アカウントのトーク履歴のバックアップ方法
チャットの内容や、共有したデータをいつでも確認できるようにしておくには、トーク履歴が消える前にバックアップをとり、中身を保存しておく必要があります。
ここではLINE公式アカウントのトーク履歴のバックアップをとる手順について解説します。
なお、本記事ではトーク履歴のバックアップについて解説しますが、LINE公式アカウントでバックアップをとれるのはトーク履歴だけではありません。詳しくは以下の記事をご参照ください。
チャット履歴全体のバックアップ方法
トーク履歴のバックアップには大まかに2つの方法があります。
1つ目の方法が、個別のテキストを保存するのではなく、チャット履歴全体を、丸ごと保存する方法です。
まずはLINE公式アカウントの管理画面を開き、「チャット設定」の「基本」から「チャット履歴のバックアップの「作成」を選択します。
すると「CSVファイルをダウンロード」が押せるようになるので、そちらをクリック。バックアップの作成が始まります。
データはCSVファイルとしてダウンロードされるため、保存する以外にも、フィルターをかけるなどしてデータの分析にも利用できます。
個別テキストのバックアップ方法
2つ目のバックアップ方法が、個別のテキストを保存する方法です。
こちらは保存したいチャットの画面を開き、アイコン横の設定ボタンからダウンロードできます。
一部のユーザーのチャットのみ残しておきたい場合や、個別のファイルでバックアップを残したい場合は、こちらの方法が便利です。
画像・動画・ファイルのバックアップ方法
次に画像や動画、ファイル類のバックアップ方法を解説します。
保存したい画像やファイルを選択し、ダウンロードボタンを押下します。
このようにバックアップ自体は簡単に作成できるので、定期的に保存しておくことをおすすめします。
LINE公式アカウントでバックアップができない時の対処法3つ
LINE公式アカウントでバックアップができない時の対処法をいくつかご紹介します。
お困りの方は参考にしてみてください。
写真や動画のバックアップ・復元ができない
チャット履歴のバックアップ機能ではテキストのみ保存ができ、画像や動画、ファイルの保存はできません。
先述した「画像・動画・ファイルのバックアップ方法」を参考に、個別に画像、動画、ファイルを保存しましょう。
画像・動画・ファイルの履歴もテキストと同様に1年が経過すると自動で消去されます。定期的にバックアップを取ることをおすすめします。
トーク履歴の一部しかバックアップができない
トーク履歴の保存期間は次の通り決められており、それ以前の履歴のバックアップはできません。
| 内容 | 保存期間 |
|---|---|
| 1対1のトーク履歴 | 過去1年間 |
| グループチャットのコンテンツメッセージ | 過去2週間 |
| グループチャットの画像・動画・ファイル | 過去1週間 |
バックアップ機能では、期間内に送信されたコンテンツのみが保存されるため注意が必要です。
期間を過ぎた履歴の復元は不可能となっています。
とくにグループチャットのコンテンツの保存期間はとても短いため、こまめにバックアップを取るか、どうしても必要な内容は改めて送信してもらいましょう。
一方で「L Message（エルメ）」の有料プランであれば、トーク履歴を無制限で閲覧・検索できます。気になる方はぜひ一度チェックしてみてください。
その他のバックアップができないトラブルの対処法
その他にもさまざまな原因により、LINE公式アカウントのバックアップができないことがあります。
| 原因 | 対処法 |
|---|---|
| LINEアプリの一時的な不具合 | 端末やアプリを再起動する |
| デバイスの容量不足 | 不要なアプリケーションやファイルなどを削除し容量を確保する |
| インターネット接続が不安定 | インターネット環境を見直す |
このように、簡単な対処法で解決できるケースもあるため、ぜひ一度チェックしてみてください。
LINE公式アカウントのバックアップ・引継ぎに関するQ＆A
LINE公式アカウントのバックアップや引継ぎについて、よくある質問をまとめました。
実際の運用で疑問に思うポイントを解消し、スムーズなアカウント管理を行いましょう。
Q.バックアップに最適な頻度は？
業種や利用状況によって異なりますが、まずは月1回程度を目安にバックアップをとるのがおすすめです。
とくに顧客とのやり取りが頻繁な業種や、重要な商談・予約受付などをLINEで行っている場合は、週1回や隔週などこまめなバックアップを検討しましょう。グループチャットの画像やファイルは保存期間が1〜2週間と非常に短いため、重要なデータについてはその都度保存する習慣をつけることが大切です。
カレンダーにリマインダーを設定したり、毎月の定例業務としてバックアップ日を決めたりすることで、保存忘れを防げます。
Q.LINE公式アカウントの引き継ぎ方法は？
LINE公式アカウントの引き継ぎは、新しい端末から同じアカウント情報でログインするだけで完了します。
スマートフォンの機種変更やパソコンの買い替えなどの際も、LINE公式アカウントのメールアドレスとパスワードさえあれば、別の端末からアクセスできます。友だち情報やクーポン、過去の配信内容なども引き継がれるため、特別な手続きは不要です。
ただし、ログイン情報を忘れないよう、パスワード管理には十分注意しましょう。詳しい引継ぎの手順や注意点については、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。
Q.LINE公式アカウントのデータは別の端末に引き継ぐと消える？
LINE公式アカウントのデータは機種変更や端末の変更で消えることはありません。
LINE公式アカウントはクラウド上でデータが管理されており、新しい端末から同じアカウントにログインすれば、すべてのデータにアクセスが可能です。トーク履歴、友だちリスト、作成したクーポンなど、アカウントに紐づくすべての情報が引き継がれます。
そのため、機種変更のためにバックアップをとる必要はありません。バックアップが必要なのは、あくまでも保存期間を過ぎて自動削除されるトーク履歴を長期保存したい場合のみです。安心して端末の変更を行ってください。
まとめ｜LINE公式アカウントのトーク履歴は消える前にバックアップを
本記事では、LINE公式アカウントのバックアップの必要性や、実際にバックアップを作成する方法について解説しました。
ユーザーとチャットでやり取りできるのは、LINE公式アカウントの優れた機能ですが、その内容は履歴としていつまでも残るわけではありません。
見返そうとした際に、「トーク履歴が消えてしまって確認できない！」という状況にならないよう、バックアップをとるタイミングを「毎月」「半年に1回」などと決めておきましょう。
- LINE公式アカウントのトーク履歴は1年で自動削除されるため定期的なバックアップが必須
- CSV形式での一括保存や個別のテキスト・画像保存など複数のバックアップ方法がある
- トラブル時の確認や対応の改善にバックアップしたデータを活用できる
ただし、定期的なバックアップ作業は手間がかかり、保存し忘れるリスクもあります。
そこでおすすめなのが、LINE公式アカウントの拡張ツール「L Message（エルメ）」です。L Message（エルメ）のスタンダードプラン以上なら、期間制限なくすべてのトーク履歴を閲覧・検索できるため、バックアップの手間が大幅に削減できるでしょう。
さらに、通常はチャットでやり取りするしかない来店予約なども自動で行え、利便性がぐんと向上します。
初期費用・月額費用0円から利用でき、契約期間の縛りなどもないので、ぜひこの機会に試してみてはいかがでしょうか。
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