「問い合わせ対応に時間がかかる…」
「相談者へ継続的に情報を届けて、依頼につなげたい…」
このようなお悩みはありませんか？
LINE公式アカウントは、依頼者との連絡手段としてだけでなく、相談者への情報発信や問い合わせ対応の効率化にも活用できる便利なツールです。
ステップ配信で依頼までの流れや必要書類を段階的に案内したり、自動応答メッセージでよくある質問へ対応したりと、業務内容に合わせてさまざまな使い方ができます。
また、チャット機能やセグメント配信を活用することで、相談者や依頼者の状況に応じたコミュニケーションも行いやすくなるでしょう。
この記事では、行政書士がLINE公式アカウントを活用するメリットや、おすすめの機能、メッセージ配信例、活用事例、運用時の注意点までわかりやすく解説します。
- 行政書士がLINE公式アカウントを活用するメリット
- 行政書士におすすめのLINE公式アカウントの機能やメッセージ配信例
- 行政書士がLINE公式アカウントを活用するときの注意点
この記事を監修した人
阿部 悠人
LINE集客の専門家
広告費を一切使わない無料集客で1万人以上の公式LINEの友だちを集め、プロモーションでは1カ月で3億円以上の売上を叩き出す。100社以上の中小企業へLINEの導入支援を行い、業務効率化や収益改善の実績を持つ。
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LINE公式アカウントを行政書士が活用するメリット
LINE公式アカウントは、依頼者との連絡手段としてだけでなく、相談者への情報発信や問い合わせ対応の効率化にも役立ちます。
ステップ配信（あらかじめ設定したメッセージを順番に自動配信する機能 ）やチャット、自動応答メッセージなどの機能を活用することで、依頼につながるきっかけづくりから契約後のフォローまで幅広く対応しやすくなるでしょう。
行政書士がLINE公式アカウントを活用する主なメリットは、以下の3つです。
- 行政書士に依頼するか迷っている人へ定期的に情報を配信できる
- 依頼者とスピーディーにやり取りできる
- よくあるお問い合わせへ自動で返信できる
行政書士に依頼するか迷っている人へ定期的に情報を配信できる
LINE公式アカウントのステップ配信（あらかじめ設定したメッセージを順番に自動配信する機能 ）を活用すると、あらかじめ設定した内容を決められた順番で自動配信できます。
例えば、「行政書士へ依頼するメリット」「手続きの流れ」「必要書類」「よくある質問」などを段階的に案内することで、相談者の不安を解消しながら、依頼を検討してもらいやすくなるでしょう。
継続的に役立つ情報を届けることで、信頼関係を築きながら契約につなげやすくなる点もメリットです。
依頼者とスピーディーにやり取り可能
LINE公式アカウントでは、依頼者へ必要な情報をスピーディーに案内できます。
例えば、個別案件の進捗連絡や必要書類の案内、料金改定のお知らせ、営業時間の変更などをメッセージで送信することが可能です。
電話やメールよりも気軽に連絡を取りやすいため、依頼者とのコミュニケーションが円滑になり、スムーズな業務進行にもつながるでしょう。
お問い合わせに自動返信可能
自動応答メッセージを活用すると、よくある質問へ自動で返信できます。
例えば、「料金について知りたい」「依頼までの流れを教えてほしい」「営業時間を確認したい」といった問い合わせへ、あらかじめ設定した内容を即座に案内することが可能です。
問い合わせ対応の手間を減らせるため、電話やメール対応の負担を軽減しつつ、相談者側も必要な情報をすぐに確認しやすくなります。
行政書士が活用しやすいLINE公式アカウントの機能
LINE公式アカウントには、依頼者とのコミュニケーションや問い合わせ対応を効率化できる機能が豊富に用意されています。
それぞれの機能には異なる役割があり、目的に合わせて活用することが大切です。
ここでは、行政書士が活用しやすいLINE公式アカウントの機能を紹介します。
- ステップ配信
- チャット
- リッチメニュー
- セグメント配信
- 自動応答メッセージ
ステップ配信
ステップ配信とは、あらかじめ作成したメッセージを、設定したタイミングや順番で自動配信できる機能です。
相談後のフォローや依頼までの案内など、毎回同じ内容を手動で送信する必要がなくなるため、対応の手間を減らしながら、依頼者へ必要な情報を漏れなく届けやすくなるでしょう。
行政書士業務における相談後のフォローや依頼者対応を効率化したい方は、ステップ配信の設定方法や活用例を詳しく紹介した以下の記事をご覧ください。
チャット
チャットとは、LINE公式アカウント上で友だちと1対1でメッセージのやり取りができる機能です。
行政書士では、相談内容の確認や必要書類の案内、書類の提出状況の確認、面談日程の調整など、依頼者ごとに異なる内容を個別に案内する際に活用できます。
また、やり取りの履歴がLINE上に残るため、過去の案内内容を依頼者と確認しながら対応を進めやすいです。
案件ごとにスムーズなコミュニケーションを取りたい場合に役立つ機能といえるでしょう。
行政書士業務で依頼者とのやり取りを円滑に進めたい方は、チャット機能の使い方や設定方法、活用のポイントを詳しく紹介した以下の記事をご覧ください。
リッチメニュー
リッチメニューとは、LINE公式アカウントのトーク画面下部に表示されるメニュー機能です。
「相談予約」「料金案内」「対応業務」「必要書類」「お問い合わせ」などを設置することで、依頼者が必要なページへ迷わずアクセスしやすくなります。
通常のメッセージは時間が経つと埋もれてしまいますが、リッチメニューは画面下部に常に表示されるため、よく利用するページへの導線として活用しやすい点が特徴です。
問い合わせの削減や予約への誘導にも役立つでしょう。
依頼者が迷わず必要な情報へたどり着けるリッチメニューを作成したい方は、設定方法や設計のポイントを紹介した以下の記事をご覧ください。
セグメント配信
セグメント配信とは、ユーザー情報ごとに配信対象を絞り込み、一人ひとりに適した情報を届ける機能です。
行政書士では、依頼内容や契約状況に応じて、必要な情報だけを配信する際に活用できます。
例えば、相続の相談者には相続手続きに関する情報、在留資格の相談者には申請スケジュールや必要書類を案内するなど、依頼内容に合わせた配信が可能です。
また、契約前・契約中・手続き完了後などの状況ごとに内容を出し分けることで、より適切な情報提供につながるでしょう。
セグメント配信は、配信対象の設定や情報の出し分けを工夫することで、より効果的な情報発信につながります。
行政書士業務で活用できるセグメント配信について、その設定方法や活用方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
自動応答メッセージ
自動応答メッセージとは、友だちからのメッセージに対して、自動で返信できる機能です。
例えば、「料金を知りたい」「営業時間は？」「相談の流れを教えてほしい」といった、よくある質問への対応に活用できます。
あらかじめ回答を設定しておくことで、営業時間外でも依頼者へ必要な情報を案内しやすくなります。
また、繰り返し発生する問い合わせへの対応を減らせるため、個別相談や手続きなど、本来の業務に集中しやすくなるでしょう。
依頼者対応の負担を軽減するためにも、自動応答メッセージの設定方法や活用シーン、運用のポイントを詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
行政書士が使いやすいメッセージ配信の例文
LINE公式アカウントでは、配信内容を工夫することで、依頼者との信頼関係を築きながら、契約につなげやすくなります。
すべての友だちへ同じ内容を配信するだけでなく、依頼内容や状況に応じて情報を届けることで、必要な情報を必要なタイミングで案内しやすくなるでしょう。
ここでは、行政書士が活用しやすいメッセージ配信の例を2つ紹介します。
セグメント配信の例
セグメント配信では、依頼内容や契約状況に合わせてメッセージを出し分けることが重要です。
例えば、相続手続きを検討している方へ相続に関する情報だけを配信することで、必要な情報として受け取ってもらいやすくなります。
【配信例】
| 📢 相続手続きをご検討中の方へ いつもご利用いただきありがとうございます。 相続手続きでは、必要書類の準備や手続きの流れを事前に把握しておくことで、スムーズに進めやすくなります。 相続手続きの流れや必要書類をまとめましたので、ぜひご確認ください。 ▼相続手続きの流れはこちら ▼無料相談のご予約はこちら |
このように、依頼内容に合わせた情報を配信することで、相談者にとって役立つ情報を届けやすくなり、相談や依頼につながるきっかけづくりにも役立ちます。
自動応答メッセージの配信例
自動応答メッセージでは、よくある質問への回答をあらかじめ設定しておくことで、問い合わせ対応を効率化できます。
とくに、料金や相談の流れ、営業時間など、頻繁に寄せられる質問を登録しておくと便利です。
【配信例】
| お問い合わせありがとうございます。 以下の内容をご案内します。 ■営業時間平日 9:00〜18:00 ■初回相談について初回相談は30分無料です。 ■ご相談の流れお問い合わせ → ご相談 → お見積もり → ご契約 ▼相談予約はこちら 営業時間外にいただいたお問い合わせは、翌営業日より順次対応いたします。 |
このように、よくある質問への回答を自動化することで、依頼者は必要な情報をすぐに確認できます。
問い合わせ対応の負担を軽減しながら、スムーズな案内を実現しやすくなるでしょう。
行政書士に関するLINE公式アカウントの活用事例
LINE公式アカウントは、多くの行政書士事務所でも活用されています。
相談予約や料金案内だけでなく、対応業務の紹介や問い合わせへの導線づくりなど、目的に合わせた運用ができる点が特徴です。
ここでは、実際にLINE公式アカウントを活用している行政書士事務所の事例を2つ紹介します。
行政書士法人 Tree
行政書士法人 Treeでは、LINE公式アカウントのリッチメニューを活用し、料金案内や相談予約ページへスムーズにアクセスできる導線を設けています。
リッチメニューには、相談予約や料金案内など、利用者が知りたい情報がわかりやすく整理されているため、必要なページへ迷わず移動しやすい点が特徴です。
メッセージをさかのぼって予約リンクを探す必要がなく、いつでも予約や問い合わせができる環境を整えています。
行政書士は「まず料金を知りたい」「相談予約をしたい」というニーズが多いため、リッチメニューを活用して主要なページへ誘導する設計は、参考にしたいポイントの一つといえるでしょう。
しらかば行政書士法人
しらかば行政書士法人では、リッチメッセージを活用し、サービス内容や案内を視覚的にわかりやすく発信しています。
リッチメッセージは、画像とテキストを組み合わせて情報を伝えられるため、通常のテキストメッセージよりも目に留まりやすい点が特徴です。
相談会の案内やサービス紹介なども、画像を活用することで内容が伝わりやすくなり、ユーザーの興味を引きやすくなります。
行政書士のサービスは取り扱う業務が幅広く、文字だけでは内容が伝わりにくいケースもあります。
リッチメッセージを活用して、相談できる内容や問い合わせ先を視覚的に伝えることで、相談へのハードルを下げる効果も期待できるでしょう。
行政書士がLINE公式アカウントを活用するときの注意点
LINE公式アカウントは、依頼相談や予約受付の効率化に役立つ便利なツールです。
しかし、運用方法を誤ると、期待した効果が得られない場合もあります。
とくに意識したいポイントは「配信頻度」「配信対象」「標準機能で対応できる範囲」の3つです。
例えば、メッセージを頻繁に送りすぎると、依頼を検討している方に負担を感じられ、ブロックにつながる可能性があります。
また、すべての依頼者に同じ内容を配信すると、関係のない情報まで届いてしまい、反応率の低下につながりかねません。
さらに、依頼状況や相談内容を細かく管理したい場合、LINE公式アカウントの標準機能だけでは対応しきれないケースもあります。
ここでは、行政書士がLINE公式アカウントを活用する際に押さえておきたい3つの注意点を紹介します。
適切な配信の頻度とタイミング
配信頻度が高すぎると、「通知が多い」と感じられ、ブロックされる原因になる可能性があります。
とくに行政書士の場合、相談前の段階ではまだ検討中の方も多いため、配信のしすぎには注意が必要です。
また、メッセージが見られやすい時間帯はユーザー層によって異なります。
例えば、個人向けの相談が多い場合は、仕事終わりの夕方以降や休日の時間帯に配信すると確認されやすくなるでしょう。
配信回数を増やすことではなく、必要なタイミングで必要な情報を届ける意識が大切です。
配信する対象の最適化
すべての友だち（依頼者・見込み客）へ一斉配信するのではなく、相談内容や検討状況に応じて配信対象を絞ることが重要です。
例えば、初回相談前の方にはサービスの流れを案内し、契約済みの方には手続きの進捗や必要書類の連絡を送るなど、状況に応じた配信を行うことで、必要な情報だけを届けやすくなります。
また、LINE公式アカウントはプランごとに配信できるメッセージ通数が決まっています。
限られた配信枠を有効活用するためにも、配信対象の最適化は欠かせません。
標準機能だけでは、手動で情報の振り分けを行う必要がある
LINE公式アカウントの標準機能でも、相談窓口の案内やメッセージ配信は可能です。
ただし、依頼ジャンルや契約状況などの顧客情報を細かく管理しようとすると、手動でのタグ付けや分類が必要になり、運用負担が大きくなる場合があります。
また、相談フォームや予約ページを外部サービスで管理している場合、LINE上の情報と分断されやすく、顧客情報を一元管理しにくいケースも見られます。
より効率的に運用したい場合は、拡張ツールを活用する方法もあります。
顧客情報の管理や配信の自動化がしやすくなり、より柔軟な運用につなげられるでしょう。
行政書士がLINE公式アカウントを使うなら拡張ツールが効果的
行政書士業務においても、LINE公式アカウントは依頼者とのコミュニケーションや情報提供を効率化できる便利なツールです。
しかし、単にメッセージを配信するだけでは、依頼の進捗状況や相談内容に応じたきめ細かい対応が難しい場合もあります。
例えば、契約前の相談段階のユーザーには手続きの流れを案内し、依頼中のユーザーには進捗確認や必要書類の連絡を行うなど、状況に応じた情報提供が求められます。
一方で、LINE公式アカウントの標準機能だけでは、依頼ジャンルや契約ステータスごとに情報を整理し、配信内容を出し分けるには手間がかかるケースも少なくありません。
より効率的に顧客管理や情報配信を行いたい場合は、L Message（エルメ）のようなLINE公式アカウントの拡張ツールを活用する方法もあります。
情報の分類は自動化できる
L Messageには、ユーザーごとの情報を整理できる「タグ管理機能」が備わっています。
このタグを活用することで、依頼ジャンルや相談段階などの情報を自動で分類することが可能です。
例えば、「相続相談」「許認可申請」「法人設立」などのジャンルごとにタグを付与しておけば、後から対象者を絞り込んで配信できます。
手動での振り分け作業を減らしながら、情報管理の精度を高められる点が特徴です。
依頼者の進捗状況に合わせたメッセージ配信ができる
タグ機能を活用することで、依頼者の進捗状況に応じたメッセージ配信も行いやすくなります。
例えば、以下のような運用が可能です。
- 書類提出前のユーザーには、準備内容の案内を配信
- 書類提出済みのユーザーには、次の手続きの流れを案内
- 契約検討中のユーザーには、よくある質問や事例を配信
このようにステータスごとに情報を出し分けることで、必要なタイミングで必要な情報を届けられます。
結果として、依頼前後のフォロー品質を一定に保ちやすくなります。
また、タグごとに「つまずきやすいポイント」や「解決方法」をまとめて配信することで、問い合わせ対応の効率化にもつながるでしょう。
まとめ｜行政書士もLINE公式アカウントを活用しよう！
LINE公式アカウントは、依頼者とのコミュニケーションや情報提供を効率化できる便利なツールです。
チャットやリッチメニュー、自動応答メッセージなどを活用することで、問い合わせ対応や必要書類の案内、相談予約への誘導などをスムーズに行えます。
一方で、すべての依頼者へ同じ内容を配信するだけでは、相談内容や手続き状況に応じた適切な案内が難しい場合があります。
そのため、依頼者ごとの状況に合わせて配信内容や導線を工夫し、必要な情報を適切なタイミングで届けることが大切です。
- LINE公式アカウントを活用して依頼者対応を効率化する方法
- 行政書士業務で活用できるLINE公式アカウントの機能
- 顧客管理や配信を効率化する拡張ツールの活用方法
LINE公式アカウントを活用することで、問い合わせ対応の負担を軽減しながら、依頼者へ必要な情報をスムーズに案内できる環境を整えられます。
相談受付や手続き案内を効率化したい方は、自身の業務内容に合った機能を取り入れながら、効果的な運用を進めてみてください。
また、依頼内容や契約状況に応じた配信、顧客情報の管理、リッチメニューの出し分けなど、より細かな運用を行いたい場合は、LINE公式アカウントの拡張ツールを活用する方法もあります。
L Message（エルメ）なら、依頼者情報を整理しながら、一人ひとりに合わせた情報発信や対応の自動化を行いやすくなるため、業務効率化を目指したい方はぜひ活用を検討してみてください。
