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L Message(エルメ)の自動応答の設定、使い方

ココではエルメで自動返信を設定する方法と、作成しておいた方がよいメッセージの2つを解説いたします。

自動返信を設定することで業務の効率化を図れますので、ぜひご参考ください。

エルメ自動応答の使い方(動画版)

以下にもテキスト形式で自動返信機能の解説をしておりますので、ご参考ください。

自動返信の作成手順

自動返信の作成手順は以下の通りです。

作成手順
  1. 作成手順
  2. エルメ管理画面にログイン
  3. アカウントを選択
  4. 『自動返信』をクリック
  5. 『+』をクリック
  6. フォルダ名を記入
  7. 作成したフォルダをクリック
  8. 『新規作成』をクリック
  9. 絞り込み設定
  10. 対象人数の設定
  11. キーワード設定
  12. アクション設定
  13. フォルダの選択
  14. スケジュール設定

エルメ管理画面にログイン

まずはエルメアカウントログインページにアクセスをしましょう。

そして管理画面にログインしてください。

アカウントを選択

自動返信を作成したいアカウントを選択してください。

『自動返信』をクリック

画面左『自動返信』をクリックしてください。

『+』をクリック

『+』をクリックしましょう。

フォルダ名を記入

記入欄が表示されますので、そこにフォルダ名を入力しましょう。

その後は『決定』をクリックしてください。

作成したフォルダをクリック

するとフォルダが追加されますので、そのフォルダをクリックし選択している状態にしましょう。

この状態で自動返信メッセージを作成すると、そのフォルダに格納されます。

『新規作成』をクリック

画面上部青いボタン『新規作成』をクリックしてください。

そこから編集画面に移行します。

絞り込み

以下の項目で自動返信対象を絞り込むことができます。

絞り込み条件
  • タグ
  • 友だち名
  • 友だち追加日
  • ステップ購読状況
  • 流入アクション
  • コンバージョン
  • メッセージ確認状況
  • 友だち情報

友だちを絞り込むことで特定の友だちにだけ自動返信を行うことが可能です。

キーワード設定

自動返信の引き金となる、メッセージに対する反応条件を設定できます。

設定できること
  • 全てのメッセージに反応
  • 設定したキーワードに反応

全てのメッセージに反応

この設定にすれば相手からのどんなメッセージにも反応、つまりは自動返信をおこなえます。

極端に言いますと、相手からのメッセージ内容が『?』『!』「『あ』などといったモノでも、反応する設定です。

したがってこの設定はメッセージ内容や単語に反応するというよりも、メッセージそのものに対して無条件で自動返信をするという認識でOKです。

具体的な利用方法としては、例えば営業終了後に問い合わせを行ったお客さんに対して、今は営業時間外であることを伝えるときに便利です。

その場合は『只今営業時間外です。また後日返信させて頂きます。』という風にするといいでしょう。

設定したキーワードに反応

こちらは設定したキーワードに対してのみ反応する設定です。

具体的に言いますと『反応条件・キーワード・一致条件・キーワードの個数』の4つで、反応するキーワードを絞り込みます。

反応条件

反応条件では以下2つのどちらかを設定します。

  • 全てのキーワードに当てはまるときに反応
  • どれか1つのキーワードに当てはまるときに反応

「どれか1つにマッチするときに応答」というのは、キーワードを2つ以上設定した場合に、1つでもマッチする単語があれば自動返信が反応する設定です。

「すべてにマッチするときに応答」というのは、 キーワードを2つ以上設定した場合に、すべての単語がマッチすれば自動返信が反応する設定です。

より複雑な自動返信設定を行いたい場合は「すべてにマッチするときに応答」を選択し、基本的には 「どれか1つにマッチするときに応答」を選択していれば問題ないでしょう。

キーワード

『キーワードで反応』とは、特定の単語を自動返信条件に設定することを指します。

例えばトリガーとなるキーワードを『営業時間』にしたのであれば、相手からのメッセージに『営業時間』という単語が入っているときに限り自動返信が機能します。

そして「マッチ方法」には、

  • 完全一致
  • 部分一致

の2種類があります。

完全一致というのは、友だちが送ってきた文章とキーワードが完全に一致した場合のみ返信を行う設定です。

例えば「営業時間」とキーワードを設定していた場合は、友だちが「営業時間」とメッセージを送ってきた場合は自動返信が反応しますが、「営業時間を教えてください。」とメッセージを送ってきた場合は反応しません。

対して「部分一致」の場合は、「営業時間」でも「営業時間を教えてください。」であっても自動返信が反応します。

必要に応じて使い分けていきましょう。

また、右側にある「+」マークをクリックする事でキーワードを追加する事が可能です。

アクション設定

ここでは自動返信をおこなったときのアクションを設定できます。

設定内容
  • 1度のみアクション稼働
  • 何度でもアクション稼働
  • 設定する

1度のみアクション稼働

設定したアクションを一度のみ発生させられます。

何度でもアクション稼働

設定したアクションを何度でも発生させられます。

設定する

設定できるアクションは以下の通りです。

  • ステップ
  • テンプレート
  • テキスト
  • リマインド
  • タグ
  • リッチメニュー
  • 友だち情報

『フォルダ』の設定

指定したフォルダに作成した自動返信を格納できます。

先ほど『自動返信フォルダ』を作成したハズですので、それを指定するとよいでしょう。

スケジュール設定

自動返信をおこなうスケジュールを以下2つで設定できます。

設定できること
  • 常に(24時間/365日反応する)
  • 反応する時間・曜日を設定する

ここでは設定した曜日・時間帯に届いたメッセージに対する自動返信の設定ができます。

この機能の具体的な使い道としましては、営業時間外に対するお問い合わせに対するご利用がおすすめです。

例えますと、営業時間外の時刻を入力することで『ただいまの時刻は営業時間外のため、スタッフによる応答ができません』といった自動返信ができます。

営業時間外のお問い合わせが多いときに、この機能をご利用ください。

最後に『登録』をクリックすれば、作業完了です。

編集

作成した自動返信は以下の操作ができます

設定できること
  • 編集
  • 稼働状況
  • 並べ替え
  • 一括フォルダ変更
  • 一括削除
  • コピー
  • 削除

具体的にどういったメッセージを作成するとよいのか?

ここでは作成しておいた方がよい自動返信をご紹介いたします。

基本的には以下のように『答えが決まっているもの』を作成するのがおすすめです。

主な自動返信
  • 営業時間に関する質問への自動返信
  • 所在地・電話番号に関する質問への自動返信
  • キャンセルに対する自動返信

営業時間に関する質問への自動返信

トリガーをキーワード設定にし、キーワードは『営業時間』『営業』などにしましょう。

そして以下のようなメッセージを作成してください。

お問い合わせありがとうございます
当店の営業時間は○○でございます
※このメッセージは自動返信です

所在地・電話番号に関する質問への自動返信

トリガーをキーワード設定にし、キーワードは『所在地』『住所』『電話番号』『TEL』などにしましょう。

そして以下のようなメッセージを作成してください。

お問い合わせありがとうございます
当店の所在地と連絡先は以下の通りでございます
住所:○○
TEL:○○
※このメッセージは自動返信です

キャンセルに対する自動返信

トリガーをキーワード設定にし、キーワードは『キャンセル』などにしましょう。

そして以下のようなメッセージを作成してください。

ご連絡ありがとうございます
キャンセルを承りました
またのご利用をお待ちしております
※このメッセージは自動返信です

こういった自動返信を作成することで、業務を効率化できます。

ご参考ください。

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