【お問合せ】サポートLINEはこちら▶

L Message(エルメ)の自動返信(自動応答)機能の設定、使い方

ココではエルメで自動返信を設定する方法と、作成しておいた方がよいメッセージの2つを解説いたします。

自動返信を設定することで業務の効率化を図れますので、ぜひご参考ください。

自動返信機能の使い方(動画版)

以下にもテキスト形式で自動返信の解説しておりますので、ご参考ください。

自動返信の作成手順

自動返信の作成手順は以下の通りです。

作成手順
  1. エルメ管理画面にログイン
  2. アカウントを選択
  3. 『自動返信』をクリック
  4. 『+新しいフォルダー』をクリック
  5. フォルダー名を入力
  6. 『+新しい自動返信』をクリック
  7. 『トリガー』の設定
  8. 『友だち絞り込み』の設定
  9. 『ON/OFF』の設定
  10. 『応答回数』の設定
  11. 『マッチしたときに返信する』の設定
  12. 『ステップを変更する場合』の設定
  13. 『反応時にタグを追加する』の設定
  14. 『反応時にタグをはずす』の設定
  15. 『フォルダー』の設定

エルメ管理画面にログイン

まずはエルメアカウントログインページにアクセスをしましょう。

そして管理画面にログインしてください。

アカウントを選択

自動返信を作成したいアカウントを選択してください。

『自動返信』をクリック

画面左『自動返信』をクリックしてください。

『+新しいフォルダー』をクリック

画面左上に『+新しいフォルダー』が表示されておりますので、それをクリックしましょう。

フォルダー名を入力

希望のフォルダー名をご記入ください。

『+新しい自動返信』をクリック

画面上部青いボタン『+新しい自動返信』をクリックしてください。

そこから編集画面に移行します。

『トリガー』の設定

まずはトリガー※の設定を行ってください。

※トリガーとは自動返信が機能する条件のこと。
トリガーで設定した条件を満たさないメッセージに対しては自動返信を行いません。

なお、トリガーには2つの設定方法がございます。

設定内容
  1. キーワードで反応
  2. 時間帯で反応

キーワードで反応

『キーワードで反応』とは、特定の単語を自動返信条件に設定することを指します。

例えばトリガーとなるキーワードを『営業時間』にしたのであれば、相手からのメッセージに『営業時間』という単語が入っているときに限り自動返信が機能します。

キーワードは複数設定する事が可能で、「+追加」というボタンを押すことでキーワードを増やすことが出来ます。

そして「マッチ方法」には、

・完全一致
・部分一致

の2種類があります。

完全一致というのは、友だちが送ってきた文章とキーワードが完全に一致した場合のみ返信を行う設定です。

例えば「営業時間」とキーワードを設定していた場合は、友だちが「営業時間」とメッセージを送ってきた場合は自動返信が反応しますが、「営業時間を教えてください。」とメッセージを送ってきた場合は反応しません。

対して「部分一致」の場合は、「営業時間」でも「営業時間を教えてください。」であっても自動返信が反応します。

必要に応じて使い分けていきましょう。

そしてキーワードで反応を選択した場合には

・どれか1つにマッチするときに応答
・すべてにマッチするときに応答

という2つの応答設定があります。

「どれか1つにマッチするときに応答」というのは、キーワードを2つ以上設定した場合に、1つでもマッチする単語があれば自動返信が反応する設定です。

「すべてにマッチするときに応答」というのは、 キーワードを2つ以上設定した場合に、すべての単語がマッチすれば自動返信が反応する設定です。

より複雑な自動返信設定を行いたい場合は「すべてにマッチするときに応答」を選択し、基本的には 「どれか1つにマッチするときに応答」を選択していれば問題ないでしょう。

時間帯で反応

時間帯で反応とは設定した曜日・時間帯に届いたメッセージに対して自動返信を行う機能を指します。

この機能の具体的な使い道としましては、営業時間外に対するお問い合わせに対するご利用がおすすめです。

例えますと、営業時間外の時刻を入力することで『ただいまの時刻は営業時間外のため、スタッフによる応答ができません』といった自動返信ができます。

営業時間外のお問い合わせが多いときに、この機能をご利用くださいませ。

『友だち絞り込み』の設定

自動返信では友だちを絞り込むことができます。

友だちを絞り込むことで特定の友だちにだけ自動返信を行うことが可能です。

名前

名前で絞り込みを行う設定で、特定の名前がついている人にだけ配信を行う事ができます。

「LINE登録名」「本名」「システム表示名」の3つの区分があり、より詳細に検索をすることができます。

検索したい名前に当てはまるものにチェックを入れてください。

タグ

特定のタグが付いている人のに配信を行う事ができます。

「選択したタグのいずれか1つ以上を含む人」「選択したタグを全て含む人」「選択したタグを1つ以上含む人を除外」「選択したタグを全て含む人を除外」の中から絞り込み設定を選択してください。

友だち登録日

友だち登録日で絞り込みを行う事ができます。

絞り込みを行いたい日にちの初めから終わりを設定してください。

ステップ

ステップ配信で絞り込みを行うことができます。

ステップ配信を購読中の人、購読していない人、読了した人など、詳細に絞り込みが可能となっております。

コンバージョン

コンバージョンで絞り込みを行う事ができます。

この場合は任意のコンバージョンを選択し、「選択したコンバージョンのいずれか1つ以上を含む人」「選択したコンバージョンを全て含む人」「選択したコンバージョンを1つ以上含む人を除外」「選択したコンバージョンを全て含む人を除外」の中から絞り込み設定を行ってください。

対応マーク

対応マークで絞り込みを行う事ができます。

絞り込みを行いたい対応マークにチェックを入れてください。

対応マークは複数選択が可能です。

該当者表示

また「該当者表示」をクリックする事で自動返信を行う友だちを一覧で表示する事が可能です。

『ON/OFF』の設定

自動返信機能をONにするかOFFにするかをお選びいただけます。

応答を一時的にストップさせたいときは、『OFF』をお選びください。

『応答回数』の設定

自動返信による応答の回数をお選びいただけます。

『何度でも応答する』を選択しますと、トリガー条件を満たすメッセージを送られるたびに自動返信をすることになります。

LINEチャットの場合ですと一度送信したメッセージは履歴として残りますので、基本的には『1人に付き1回まで応答する』を設定するのがよいでしょう。

『マッチしたときに返信する』の設定

トリガー条件にマッチした時のリアクション内容を設定できます。

この時に設定できる項目は3つあります。

設定内容
  • 返信しない
  • テキストで返信する
  • テンプレートで返信する

返信しない

『返信しない』を設定しますと、自動返信を行いません。

手動返信を行いたいときに、この設定がおすすめです。

テキストで返信する

『テキストで返信』を設定した場合ですと、右側にテキスト入力欄が表示されます。

そこに記入したメッセージが自動返信として、友だちに送信されます。

テンプレートで返信する

『テンプレートで返信する』を選択しますと、テンプレートメッセージで自動返信できます。

ただし、テンプレートメッセージは作成してからでないとご利用いただけません。

テンプレートメッセージは画面左『テンプレート』から作成ができます。

テンプレートメッセージ作成方法に関しましては『L Message(エルメ)のテンプレート機能』で解説しておりますので、ご参考ください。

『ステップを変更する場合』の設定

自動返信が反応した場合に、ステップ配信の変更および停止をするか設定できます。

具体的には以下の通り。

設定内容
  • 変更しない
  • 購読停止・予約キャンセル
  • 別ステップへの移動

この中からお選びいただけます。

ただし『別ステップへの移動』を選択するには、ステップ配信を作成しておく必要があります。

ステップ配信の登録およびに設定は画面左『ステップ配信』から行えます。

ステップ配信の詳細に関しましては『L Message(エルメ)のシナリオ(ステップ)配信機能』で解説しておりますので、ご確認ください。

ステップを変更する場合

ステップを変更する際、最初もしくは読んだところからスタートさせることができます。

途中から始めることも可能ですので、ご都合がよい方をお選びください。

『反応時にタグを追加する』の設定

自動返信を送信するときに、相手にタグを追加することができます。

しかしこの機能をご利用いただくには画面左『タグ管理』からタグを作成して頂く必要がございます。

タグの作成方法に関しましては『L Message(エルメ)のタグ管理』で解説しておりますので、ご参考ください。

『反応時にタグをはずす』の設定

先ほどとは逆にタグを外すことも可能でございます。

『フォルダー』の設定

指定したフォルダーに作成した自動返信を格納できます。

先ほど『自動返信フォルダー』を作成したハズですので、それを指定するとよいでしょう。

これで自動返信の設定は完了です。

具体的にどういったメッセージを作成するとよいのか?

ここでは作成しておいた方がよい自動返信をご紹介いたします。

基本的には以下のように『答えが決まっているもの』を作成するのがおすすめです。

主な自動返信
  • 営業時間に関する質問への自動返信
  • 所在地・電話番号に関する質問への自動返信
  • キャンセルに対する自動返信

営業時間に関する質問への自動返信

トリガーをキーワード設定にし、キーワードは『営業時間』『営業』などにしましょう。

そして以下のようなメッセージを作成してください。

お問い合わせありがとうございます
当店の営業時間は○○でございます
※このメッセージは自動返信です

所在地・電話番号に関する質問への自動返信

トリガーをキーワード設定にし、キーワードは『所在地』『住所』『電話番号』『TEL』などにしましょう。

そして以下のようなメッセージを作成してください。

お問い合わせありがとうございます
当店の所在地と連絡先は以下の通りでございます
住所:○○
TEL:○○
※このメッセージは自動返信です

キャンセルに対する自動返信

トリガーをキーワード設定にし、キーワードは『キャンセル』などにしましょう。

そして以下のようなメッセージを作成してください。

ご連絡ありがとうございます
キャンセルを承りました
またのご利用をお待ちしております
※このメッセージは自動返信です

こういった自動返信を作成することで、業務を効率化できます。

ご参考ください。

タイトルとURLをコピーしました